W pierwszej części artykułu dowiedzieliśmy się, czym jest ewidencja przebiegu pojazdu, kto powinien ją prowadzić i w jakim celu, a kto z tego obowiązku jest zwolniony. Poznaliśmy też stawki dla poszczególnych grup pojazdów, których przebieg ewidencjonujemy, by uzyskać zwrot kosztów przychodu. W jaki sposób należy prowadzić ewidencje, co możemy wliczyć w koszty i co oprócz ewidencji musimy przedstawić w urzędzie skarbowym?
Co musi znaleźć się w ewidencji przebiegu pojazdu?
Nie istnieje jeden ustalony wzór dokumentu, który musimy dostarczyć do US. Przepisy regulują jedynie, co powinno znaleźć się w ewidencji przebiegu pojazdu:
- Imię, nazwisko i adres osoby, korzystającej z pojazdu
- Numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność skokowa silnika
- Data wyjazdu i cel wyjazdu
- Numer wpisu
- Liczba faktycznie przejechanych kilometrów
- Opis trasy (skąd-dokąd)
- Stawka za 1km przebiegu
- Wartość, którą otrzymujemy po przemnożeniu stawki za 1 km i liczbę przejechanych kilometrów
- Podpis przedsiębiorcy i jego dane
Zauważmy, że jeśli z samochodu korzysta pracownik, pod całą ewidencją miesięczną musi podpisać się podatnik, który rozlicza się z urzędem skarbowym, czyli właściciel firmy.
Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Okresem rozliczeniowym, w jakim prowadzimy ewidencję, jest rok kalendarzowy. Wydatki należy rozliczać co miesiąc, uwzględniając w nich poniesione koszty oraz limity. Jeśli styczniu nasze wydatki były większe, niż limit, jaki nam przysługuje, rozliczyć możemy jedynie te koszty, które mieszczą się w limicie. Jednak „nadwyżkę” kosztów możemy przenieść na kolejny miesiąc, o ile pozwoli nam na to limit w lutym, jeśli miesiąc należy do tego samego okresu rozliczeniowego.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu wymaga od nas nie tylko systematycznego spisywania informacji o każdym służbowym wykorzystaniu samochodu, ale także prowadzenie dokładnej księgowości. Dlatego niektórzy przedsiębiorcy szukają sposobów, by ułatwić sobie to zadanie i instalują w samochodach system do monitorowania floty.
Koszty uzyskania przychodu – co można odliczyć?
Rozliczając się według kilometrówki, możemy wliczyć niemal wszystkie koszty związane z jego eksploatacją:
- Paliwo
- Bieżące naprawy i usługi serwisowe
- Opłaty za parking oraz za przejazd płatnymi odcinkami autostrady
- Wymiana zużytych części, np. żarówki czy opony
- Myjnia, środki pielęgnacyjne
- Polisa ubezpieczeniowa
Pamiętajmy jednak, że możemy uzyskać zwrot kosztów ubezpieczenia samochodu, którego wartość nie przekracza 20 000 euro (po kursie NBP z dnia zawarcia polisy). Nie uzyskamy zwrotu za ulepszanie samochodu, czyli za lifting auta, a także za założenie instalacji gazowej lub zamontowanie nawigacji.
Zwrotowi w ramach ewidencji nie podlegają też wydatki związane z wynajmem czy dzierżawą samochodu. Te koszty rozliczamy nie według kilometrówki, a według kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.
Abyśmy mogli rozliczyć się z urzędem skarbowym, do ewidencji muszą być dołączone faktury lub inne dowody poniesionych kosztów.
Na koniec dobra informacja dla osób, które w delegacje udają się własnym samochodem. Również taką podróż właściciel firmy może rozliczyć na podstawie kilometrówki, z zachowaniem wszystkich zasad ewidencji przebiegu pojazdów. Dotyczy to także zagranicznych podróży służbowych.
0 komentarzy
